マンション大規模修繕日記

マンション大規模修繕業務に係わる日記です。

2023年02月

3月から大規模修繕工事が着工します。

今年の大規模修繕工事が、3月から始まります。

1日から着工する現場もあります。

まず、仮設事務所、仮設足場を建てることから始まります。

今年は昨年より少ないですが、平年並みの降雪、積雪量ですので、仮設足場、仮設事務所を建てる場所の除雪が必要です。



先週末も工事説明会

先週末、今週末も工事説明会です。

感染者数が大きく減ってきており、官公庁からの行動制限が出ていないこともあるかと思いますが、昨年一昨年と比べると参加者が増えてきました。

これまでは、新型コロナウイルス感染に対する恐れから、1割に満たないくらいであった工事説明会人数が2割程度に増えてきました。

この2年間どの施工会社も居住者に配布する「工事の手引き」等の資料を読めば、工事内容や注意事項が充分把握できる様に工事説明会資料の内容をを精査しています。

むしろ、工事説明会のメリットと言うのは、事前アンケートを提出頂いたり、工事説明会を開催して質疑応答を受けると、そのマンションにお住まいの方の悩みや疑問点といった生の声を工事施工者や監理事務所が把握できる点にあります。

そして、説明会開催後、理事会、修繕委員会の方と今後の進め方について打合せをし、事前アンケート結果の共有化が出来ることにより、工事をスムーズの進められる所にあると思います。

これから、工事説明会を開催されるマンションの皆様は工事説明会が終わった後、即解散ではなく、理事会、修繕委員会を開催され、情報の共有化を行っていかがでしょうか?

工事説明会で出た質問や事前アンケートで上がって来た質疑は、必ず答えを付けて、全戸に配布するようにしています。こうすることによって、工事説明会の出席できなかった方にも、お住まいの方の悩みや疑問点を共有することが出来ます。

こうする事によって、工事中のトラブル、悩み、困りごとが一つでも減らせるのであれば、工事関係者一同助かります。

説明会

今年初めての調査

本日、2023年1件目の調査を行ないました。

と言っても、屋外の気温は氷点下からプラス2度、一面の冬景色です。

積雪の影響を受けずに実施できる調査は、給水・給湯・排水設備の調査です。

今日は共用部と専有部の調査を行ないました。

竣工図と実際の使用管種を確認したり、給水管・給湯管・排水管内の劣化状況を内視鏡で確認しました。

建築の調査は残雪があると調査が進みませんので、4月中旬以降になると思います。

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設計事務所の困りごとー5

何でも電話で連絡される方が少なくありません。

組合の皆様、管理会社、施工会社の中、何処にもにいらっしゃいます。

こちらのメールアドレスをお知らせして、メールアドレス等をお持ちで、こちょらからメールを差し上げたにも関わらずお電話が来ます。

「情報伝達の手段は電話以外に考えられない」という方なのでしょうか?

何でも電話で連絡です。(管理組合の方はごくごく少ないですが)

相談、書類の修正依頼も電話が来ます。

これはツライです。

設計事務所の選定においても「採用された知らせ=内定」も電話で来ることもあります。

嬉しいですが、その後正式な採用通知書類が届かず、社内で内定を信用してもらえませんでした。

上司には「夢でも見たのか?」と疑われてしまいました。

簡単な内容であれば、もちろん電話でOKです。

しかし、複雑なもの、間違えられないもの、正式なものは改めてメールで送ってもらう様にしたいです。

総会議案書の下書き文の修正依頼が電話できたときは、修正箇所が多く、さすがに困りました。

先日もお話した様に設計事務所選定のヒヤリングの日時を電話で伝えてこられて、それっきりという方もいます。

後から詳しい案内が届くかと思えば、なしのつぶてで、こちらから問い合わせて初めて、ヒヤリングの会場、参加人数が判明、しかも時間が変更になっていました。

先方も忙しく余裕が無いのかとも思いますが、事務局としてはちょっと雑すぎだと思います。

電話連絡がなぜ困るかと言えば、こちらはデスクワークしか行っていない訳ではなく、外勤もあり、車での移動も多いです。

まず、運転中は電話に出られない事もありますし、助手席で受けてもメモを取れない状況もあります。

こちらも完ぺきなわけではないので、電話だけでは、間違いが生じてしまいます。

又、必要な情報の欠落も多くなります。

伝えたつもり、聞いたつもりが一番マズイです。

中には、管理会社さんからご連絡を頂いたのですが、組合様にこちらの要望、意図が上手く伝わらず、「北星は難色を示している」と伝わってしまい、危なく破談となりそうなこともありました。

大事な事、難しい事の連絡は電話ではなく、ぜひメールでお願いします。

設計事務所の困りごと-4

施工会社の「お願い文章」のチェックです。

「組合員や居住者の皆様に協力して頂きたい」

マンション大規模修繕工事では日常的に良くあることです。

例えば、「仮設足場の組立工事中、駐車場の車を移動して頂きたい」という時に、対象のお宅が多ければ多いほど各お宅を訪ねて説明する事は難しくなります。

そこで施工会社は「お願い文章」を作成して移動いただく方にお願いします。

お客様に提出する前に設計事務所が念のため文章をチェックするのですが、これがなかなか辛い作業となることがあります。

・移動しなくてはならない理由が書かれていない

・具体的に何時から何時までしなくてはならない移動するのかが書かれていない

・移動先が明確ではない(駐車ナンバーまで決めておかないと迷う)

このような文章がPDFでどんどん送られてきます。事前チェックをサボると文面によってはどうすれば良いか迷ったお客さんが怒りトラブルとなるので、チェックは欠かせない仕事です。

ぽやんとしたお願い文章は厳禁で、誰が斜めに読んでも確実に行動できるだけの文章が必要です。

送られてきた文章に赤チェックを入れて返すのですが、なかなか訂正されないという事もあります。

駐車場の移動のお願いはよくある話なので、各社とも経験値、書式があるため、まだ良い方ですがあまり前例のないお願いは、施工会社の担当者がかなり苦労しても埒が明かないこともあります。

例えば、工事途中で高額な追加工事(エントランスホールの壁材を塩ビシートから大理石風タイルに変更)を行うためのアンケートは大変難儀しました。

工事費と仕上がり具合が写真ではわからないので、出来を比較するためにいくつかの材料を実際にホールに試し張りをして判断して頂きました。

修繕委員会の「なぜ、この材料を選ぶのか、組合員に納得して頂いてから工事をしたい」という強い要望もありました。

こんな時には作成した生データを送ってもらいこちらで直さざるを得ない事もあります。

こうなるとアンケートのチェック、文章のチェックが辛くなるというか負担に感じてくることもあります。

設計事務所の困りごとー3

稀にこれまでお付き合いが無かった管理組合の方から「長期修繕計画を作ってください」「御見積を提出してください」と連絡が来ます。

仕事のご依頼はとても嬉しいのですが、実は実績のない管理組合様の長期修繕計画書作成を行うことは難しい依頼のひとつです。

長期修繕計画書を作るには、工事費を単価×数量で算出した工事内訳書が必要となります。

前回の大規模修繕工事の契約書があれば、良いのですが、管理組合が資料を保管していない時は新たに内訳書を作らねばならず、そのために結構なお金が掛かります。

また、見積依頼書に添えて「長期修繕計画書作成業務仕様書」が付いていることもあります。

その仕様書を良く読むと、長期修繕計画書作成のために、先立って建物調査を行い調査報告書を作り、大規模修繕工事のタイミングを決める等、かなりの労力が必要な業務仕様になっていることもあります。

仕様書の内容すべてを網羅する見積を作ると見積金額が軽く100万円をこえてしまう場合もあります。

見積書を提出すると理事会は「なぜ、そんなに費用が掛かるのか?」となかなか納得してくれません。

実績のある物件では以前の建物調査診断、設計監理を行った物件ですから、建物の作りや劣化状況、必要な工事の内容がすでに頭に入っているので、新規の物件に比べ労力はそこまで掛かりません。

一番の問題は、新規物件では、実績のある物件のレベルまで、建物の作りや劣化状況を、必要な工事内容をインプットするのが難しく、実績のある物件と同じだけの労力では見積を考えられないという事です。

又、実績のある物件の管理組合の場合は理事と弊社の間にある程度の「信頼関係」が構築されています。そのため、こちらの長期修繕計画書の作成結果がどのようなものであっても一度受け止めてもらえます。

しかし、実績が無い管理組合様ですと、お互いの信頼関係が構築されておりませんので、例え現状の積立金が100円/崑らずであり、長期修繕計画書作成の結果、積立金の月額が2倍の200円超えになると結果を伝えると、まずその結果を受け入れられない気持ちが先に立ちます。

例え理事会に説明して。納得して頂いても組合員向けの説明会を行うと

「そんなバカな話はない」「計算が間違っている」となかなか受け入れてもらえません。

信頼関係がないどこの馬の骨か分からない業者(私達の事ですが)からの受け入れがたい結果(積立金の大幅値上げ)には、どうしても拒絶反応が出てしまい辛辣な言葉も出ます。

「改定後の修繕積立金が2倍以上になるなんておかしい」「そんなに支払うことはできない」「到底、受け入れることが出来ない」という意見が出ます。

説明を受けた組合員の中からは「こうしたらどうだ?(実現不可能な提案)」「詳しい金額の根拠を示せ」と言った反発も出ます。

細かなミス(金額に影響が出ないような)を指摘して「こんないい加減な計画は根拠にならない」と強い言葉がでることもあります。

このように管理組合との信頼関係が出来る前に修繕積立金が増えるような「今以上にお金が掛かる話」を組合員にすると良い結果になりません。

まず、管理組合の理事会に理解、納得してもらえる様に、組合員からの辛辣な質問に答え、資料を揃え、計算書、値上げ計画案を何種類も作り、全戸配布をするため、当初の見積よりも何倍も作業時間が掛かってしまいます。

これが実績のある管理組合ですとたとえ積立金が2倍になっても全戸配布1回、説明会1回で「積立金の値上げは理事会でやるから」とあっと言う間に業務終了となります。

実績のない管理組合に提出する長期修繕計画書の御見積もりは、長期修繕計画を作り、値上げ計画案を1案作り、組合員向けの説明会を1回行うところまでが弊社の仕事として作成しています。値上げの実施は管理組合の仕事となっています。

組合員からの辛辣な質問に答え、資料を揃え、計算書、値上げ計画案を何種類も作ることになるのでそのコストを長期修繕計画作成費用の見積に上乗せしたいと思っても、受け入れてもらえません。







工事説明会

2月に入り、3月から着工する物件の工事説明会が始まります。

ほぼ、毎週工事説明会が行われます。

以前は、日曜祝日にも行われた工事説明会ですが、今はほとんど土曜日、平日の夜に行われます。

施工会社、立ち会う管理会社が大手の会社であればあるほど、働き方改革の影響もあり、日曜祝日に働くことこと自体が難しくなっています。

時代はどんどん変わります。

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設計事務所の困りごとー2

先週から来週に掛けて設計事務所選定のプレゼンが毎週のようにあります。

プレセ゛ンを段取る役目は多くが管理会社ですが、段取りの上手さにはピンからキリまであります。

設計事務所は施工会社プレゼンの段取りを行っているので、設計事務所選定の段取りの良し悪しがとてもに気になります。

まず、プレセ゛ンの日時、場所、参加人数の通知が、郵送やメールで来る会社もあれば、なんと電話のみという会社もあります。

さすがに間違いがあると取り返しがつかないので、改めてプレゼン要項を送ってもらいます。

それと当たり前ですが、紳士的な会社は「〇月〇日〇時ころプレセ゛ンを予定しているのですが、ご都合お聞かせ下さい」とこちらの都合を聞いてくれます。

しかし、中には「〇月〇日〇時からプレセ゛ンです」と一方的な通知だけがくる場合があります。不都合があればご連絡くださいの一文はありません。

「仕事が取りたかったら他に先約があってもそれをずらせという事?」と感じてしまいます。(送った本人はそんなことを全く考えてもいないのかもしれませんが)

こんな時には、大変申し訳ないのですが、先約のある組合に事情をお話しして、日時をずらしてもらう対応を取っていますが、本来は望ましくない事です。

もしも、仕事が受注できても、設計事務所を決める大切な場面でこんな雑な扱いをする管理会社と仕事を上手く仕事をやっていく自信がありません。

設計事務所の困りごとー1

いろいろありますが、ひとつは、公募に応募し、調査診断、設計監理業務の見積提出から決定まで、時間が掛かりすぎる物件があることです。

通常は見積提出からプレゼンテーション迄、1ヶ月程度の間隔があきプレゼン後2週間以内に設計事務所が決定します。

ところが、中には見積提出後プレゼンの実施まで3ヶ月、場合によっては半年程度の時間が掛かる物件もたまにあります。

何が困るかと言えば、その間にも当然、他物件の引き合いがあり、なぜか受注が順調に進んでしまった場合、受注のキャパに達してしまい3ヶ月、6か月前に見積を提出した物件は契約出来ない状況になってしまうことがたまにあります。

泣く泣くお断りのご連絡をしても「あなたの会社は公募に応募したから決めてあげたのに自ら断るとは何事か?」と怒られてしまいます。

まさか、「早く決めてくれないのが・・・」とは言えません。

外壁タイルの色合わせ

春工事の着工を1月後に控え、各現場で外壁タイルの色合わせが、進められています。

これまでより着工が1ヶ月早まっていますので、外壁タイルの色合わせも1か月位早まっています。

どのマンションでも1度で外壁タイルの色が合う事は無く、2度、3度と色合わせをしてやっと合います。

そのため、外壁タイルサンプル取得は昨年の11月、早い現場では10月頃から外壁タイルの試し焼きを始めます。

今回の現場はマンションにあった予備品タイルで試し焼きをしましたが、なかなか色が合わず、よく調べると前回の大規模修繕工事で作ったタイルの予備品タイルで試し焼きをしていたことが分かりました。

急遽、外壁からタイルを抜き出し試し焼きをしました。

C案が一番近い出来だと思います。

正面だけではなく、ナナメからもテカリを見て判断します。

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